Fehlzeiten reduzieren: Maßnahmen, Ursachen und was wirklich wirkt
Category: Für Firmen
Publication: 2026-06-12
Fehlzeiten kosten Deutschland jedes Jahr ein Vermögen: Laut der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) beliefen sich die volkswirtschaftlichen Produktionsausfälle durch Arbeitsunfähigkeit im Jahr 2024 auf 134 Milliarden Euro.
Doch bevor Unternehmen Maßnahmen treffen können, braucht es Klarheit über einen wichtigen Unterschied.
Kurz gefasst
Fehlzeiten umfassen alle Abwesenheiten vom Arbeitsplatz, und Krankenstand ist der messbare, krankheitsbedingte Anteil davon
Jede:r Beschäftigte fehlte 2024 im Schnitt fast 15 Tage
Atemwegserkrankungen, psychische Erkrankungen, Muskel-Skelett-Erkrankungen sind die drei häufigsten Ursachen
Zwischen 10 und 33 % aller Fehlzeiten sind motivationsbedingt, kein echter Krankheitsgrund
Die Fehlzeitenquote berechnen: (Fehltage / Sollarbeitstage) × 100
Was sind Fehlzeiten?
Fehlzeiten bezeichnen alle Abwesenheiten vom Arbeitsplatz: Krankschreibungen, aber auch Unfälle oder private Notfälle. Krankenstand ist enger gefasst: Er misst prozentual den Anteil krankheitsbedingter Fehltage an der Gesamtbelegschaft.
Wie viele Fehltage sind in Deutschland normal?
Im Jahr 2024 fehlte jede:r Beschäftigte in Deutschland im Schnitt fast 15 Tage.
Diese Zahl mag hoch erscheinen, aber sinnvoller ist es, einen Blick auf die häufigsten Ursachen zu werfen.
- Atemwegserkrankungen: Platz 1, mit 378 Fehltagen je 100 Versicherte
- Psychische Erkrankungen: Platz 2, mit 366 Fehltagen je 100 Versicherte, stark steigend
- Muskel-Skelett-Erkrankungen: Platz 3, mit 347 Fehltagen je 100 Versicherte, stabil
Im Gesundheitswesen verzeichneten Beschäftigte mit durchschnittlich 22,5 Fehltagen die höchsten Ausfälle. Die IT-Branche hingegen bildet das Schlusslicht der Liste mit durchschnittlich 12,6 Tagen.
Was bedeutet das für dein Unternehmen? Der Durchschnitt ist ein Orientierungswert, denn entscheidend ist der Vergleich mit der eigenen Branche. Liegt dein Unternehmen dauerhaft darüber, ist gezieltes Handeln nötig.
Die häufigsten Ursachen für Fehlzeiten im Unternehmen
Fehlzeiten haben selten eine einzige Ursache. In der Praxis lassen sie sich in drei Kategorien einteilen.
Physische Belastungen
Langes Sitzen, monotone Bewegungsabläufe oder körperlich anstrengende Tätigkeiten beanspruchen den Bewegungsapparat stark. Laut dem DAK Gesundheitsreport 2024 machen Muskel-Skelett-Erkrankungen wie Rückenschmerzen rund 23 % aller Krankmeldungen aus. Besonders betroffen: Produktion, Pflege, Handwerk und Büroberufe mit schlechter Ergonomie.
Psychische Belastungen
Stress, Überstunden, mangelnde Wertschätzung und ständige Erreichbarkeit führen zu Burnout und Depressionen. Psychische Erkrankungen sind laut AOK Fehlzeitenreport mittlerweile die zweithäufigste Ursache für Arbeitsunfähigkeit. Besonders alarmierend: Laut dem Future Fit Employer Report von EGYM Wellpass gibt jede zweite Führungskraft an, dass ihre Mitarbeitenden unter regulierter Erschöpfung leiden, die sich kaum nach außen zeigt, aber dauerhaft Leistung kostet.
Motivationsbedingte Fehlzeiten (Absentismus)
Nicht jede Fehlzeit ist medizinisch begründet. Studien gehen davon aus, dass zwischen 10 und 33 % aller Fehlzeiten auf Absentismus zurückzuführen sind, also auf das gewohnheitsmäßige Fernbleiben ohne echten Krankheitsgrund. Die häufigsten Auslöser: schlechtes Führungsverhalten, fehlende Wertschätzung und mangelnde Identifikation mit dem Unternehmen.
Fehlzeiten berechnen: die Formel
Bevor Maßnahmen greifen können, muss der Status quo bekannt sein. Zwei Kennzahlen helfen dabei.
Fehlzeitenquote
Die Fehlzeitenquote zeigt, wie viel Prozent der Sollarbeitszeit durch Abwesenheit verloren geht.
Fehlzeitenquote (%) = (Fehlzeiten in Stunden oder Tagen / Sollarbeitszeit) × 100
Beispiel: Ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden verzeichnet im Jahr 500 Fehltage. Bei 230 Sollarbeitstagen ergibt sich eine Fehlzeitenquote von 4,3 %.
Krankentage pro Mitarbeitende:r
Krankentage = (Gesamte Krankheitstage im Jahr / Anzahl Mitarbeitende)
Beispiel: 500 Krankheitstage geteilt durch 50 Mitarbeitende = 10 Krankheitstage pro Person im Jahr, deutlich unter dem deutschen Durchschnitt von 20 Tagen.
Ein wichtiger Hinweis: Wer nur die Zahlen senken will, ohne die Ursachen zu verstehen, riskiert Präsentismus. Mitarbeitende erscheinen dann krank zur Arbeit, machen mehr Fehler und verursachen langfristig höhere Kosten als durch ihre Abwesenheit.
10 Maßnahmen, um Fehlzeiten im Unternehmen zu reduzieren
Einzelne Aktionen reichen nicht, aber natürlich kannst du nicht alle Probleme adressieren. Laut dem FOMO on Wellpass Report liegt der Schlüssel in einem ganzheitlichen Betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM), das physische und psychische Aspekte gleichzeitig adressiert.
Step by Step Guide
1. Fehlzeiten analysieren bevor du handelst
Das A und O: Ohne Daten, keine Maßnahmen. Eine strukturierte Fehlzeitenanalyse zeigt, in welchen Abteilungen, Altersgruppen oder Schichten die meisten Ausfälle entstehen. Erst dann lassen sich gezielte Maßnahmen ableiten.
2. Ergonomische Arbeitsplätze einrichten
Höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle und ausreichende Pausen reduzieren physische Belastungen nachweislich. Muskel-Skelett-Erkrankungen sind die dritthäufigste Fehlzeitenursache, eine der vermeidbarsten und betreffen uns alle.
Die folgenden Datenquellen musst du also sammeln:
- Fehlzeitenstatistik und Krankenstandsdaten
- Anonyme Mitarbeiterbefragung
- Arbeitsplatzbegehungen
- Gesundheitsberichte der Krankenkassen
Je nach Industrie sucht die Steuerungsgruppe nach unterschiedlichen Informationen. Den häufigsten Belastungsfaktoren sind dem Future Fit Employer zufolge Arbeitsüberlastung und Zeitdruck (58 %), lange Sitzzeiten (57 %) und Bewegungsmangel (49 %).
3. Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice ermöglichen
Inzwischen sind flexible Arbeitszeiten für viele Arbeitnehmer ein wichtiges Kriterium bei der Suche nach einem neuen Arbeitgeber. Gerade für Beschäftigte mit Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen ist Unterstützung wichtig, um Privat- und Berufsleben unter einen Hut zu bringen. Für Arbeitgeber bedeutet dies, sich mit diesen Fragen auseinanderzusetzen:
- Können Arbeitsabläufe optimiert und so strukturiert werden, dass eine höhere Flexibilität in den Arbeitszeiten möglich wird?
- Ist es möglich, Kundenservice und flexible Arbeitszeiten gewinnbringend aufeinander abzustimmen?
- Welche Arbeitszeiten wünschen sich die Mitarbeitenden, die Familie und Kinder betreuen müssen?
- Besteht Interesse an einem mobilen Arbeitsplatz oder der Option, im Home Office zu arbeiten?
4. Positive Unternehmenskultur aufbauen
Das Wissenschaftliche Institut der AOK (WIdO) zeigt im Fehlzeiten-Report für 2016 auf, dass eine schlechte Unternehmenskultur zu einem deutlich höheren gesundheitlichen Risiko für Beschäftigte führt. Befragungen von Arbeitnehmern ergaben, dass für sie diese Punkte am relevantesten für eine gute Unternehmenskultur sind:
- Das Unternehmen steht hinter seinen Mitarbeitenden (78,3%)
- Mitarbeitende werden für gute Arbeit gelobt (69,3%)
- Geplante Veränderungen werden mit den betroffenen Personen und Gruppen abgesprochen (64,7%)
- Neben dem Gehalt bietet das Unternehmen gute freiwillige Sozialleistungen (62,3%)
- Die Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, Einfluss auf wichtige Entscheidungen zu nehmen (60,5%)
5. Führungskräfte in die Pflicht nehmen
Laut dem Future Fit Employer Report verknüpfen 64 % der deutschen Beschäftigten ihre Gesundheit direkt mit dem Führungsverhalten. Führungskräfte, die Überstunden glorifizieren oder Stress normalisieren, erhöhen die Fehlzeiten ihres Teams messbar.
6. Konflikte früh lösen
Ungelöste Konflikte im Team führen zu psychischem Stress und enden nicht selten in Langzeiterkrankungen. Aktives Konfliktmanagement und bei Bedarf externe Mediation schützen die mentale Gesundheit der Belegschaft.
7. Psychische Gesundheit aktiv fördern
Psychische Erkrankungen sind die am stärksten wachsende Fehlzeitenursache. Zugang zu Achtsamkeitskursen, Coaching oder psychologischer Beratung senkt das Risiko von Burnout und Depressionen, bevor sie entstehen.
8. Firmenfitness als strukturelles Angebot einführen
Regelmäßige Bewegung reduziert nicht nur körperliche Beschwerden, sondern stärkt auch die mentale Gesundheit. Mit EGYM Wellpass erhalten Mitarbeitende Zugang zu über 15.000 Sport- und Wellnesseinrichtungen deutschlandweit sowie zu Online-Kursen für mentale Gesundheit. Der Landkreis Ostallgäu führte EGYM Wellpass für 600 Beschäftigte ein und verzeichnete kurz nach dem Start eine Anmeldequote von über 20 % mit durchschnittlich 6,8 Check-ins pro Mitglied und Monat.
9. Fehlzeitenanalyse
Je nach Branche und Unternehmen können ganz unterschiedliche Faktoren zu hohen Fehlzeiten führen. Eine Analyse der Fehlzeiten deckt die Ursachen auf und ermöglicht es, zielgerichtet die Probleme anzugehen und Präventivmaßnahmen zu ergreifen.
So können Rückenschmerzen oder gar Bandscheibenprobleme durch Fehlhaltungen während der Arbeit am Schreibtisch verursacht werden, eine Sommergrippe durch eine falsch eingestellte Klimaanlage.
10. Erfolge messen und Maßnahmen anpassen
Prof. Dr. Volker Nürnberg bringt es auf den Punkt: „Es gibt im BGM kein 'Quick and Dirty'. Erfolge sind immer langfristiger Art. Deshalb ist BGM kurzfristig eine Investition, langfristig hat es aber einen hohen ROI." Wer die Fehlzeitenquote regelmäßig trackt und Maßnahmen anpasst, schafft nachhaltige Wirkung.
Fehlzeiten senken mit Personio
Personio bietet seinen Mitarbeitenden seit 2018 Firmenfitness mit EGYM Wellpass an und bezuschusst das Programm mit 27,50 € pro Person. Das Ergebnis ist messbar:
Mitarbeitende, die das Angebot aktiv nutzen, sind 22 % weniger krank. Das entspricht 0,14 weniger Krankheitstagen pro FTE und in der Summe 630 gesparte Fehltage pro Jahr, gleichbedeutend mit 2,49 zusätzlichen Vollzeitstellen. Die jährlichen Gehaltsersparnisse durch die reduzierten Fehlzeiten: 28.920 €, bei Gesamtkosten von 115.500 € für alle 350 FTEs.
Mit anderen Worten: Der ROI von Firmenfitness ist nicht nur spürbar, sondern berechenbar.
➡️ Zur vollständigen Erfolgsstory
Fazit
Hohe Fehlzeiten entstehen selten zufällig, denn hinter jedem Fehltag steckt eine Ursache, sei sie physisch, psychisch oder motivationsbedingt.
Die gute Nachricht: Die wirksamsten Maßnahmen sind keine Frage des Budgets. Eine offene Führungskultur, ein ergonomischer Arbeitsplatz und ein niedrigschwelliges Gesundheitsangebot kosten weniger als ein einziger Langzeitkrankenfall. Und wer in die Gesundheit seiner Mitarbeitenden investiert, bekommt den Einsatz mehrfach zurück.
